Proyecto en marcha
Un caso concreto, con nombre, fechas y decisiones que se pueden revisar.
Cuando abrimos la barra de espresso en el local de Viera de Arriba, el primer mes fue una prueba de fuego. La idea del Client Onboarding Portal nació de una necesidad muy poco glamurosa: cada persona nueva que entraba a trabajar en el obrador o en la barra aprendía las cosas de oído, y a las dos semanas ya había tres versiones distintas de cómo calibrar la molienda o cómo registrar la bollería del día.
El proyecto consistió en montar un portal interno sencillo donde quedara por escrito lo que hasta entonces vivía en la cabeza de dos o tres personas. No era una web pública ni un manual corporativo: era una carpeta viva, con fichas cortas, fotos de la vitrina real y notas que se actualizan cuando cambia el proveedor de harina o entra un tueste nuevo.
Lo que sigue en esta página es el detalle de cómo lo planteamos, qué nos costó más de lo previsto y qué quedó funcionando de verdad después de tres meses de uso diario.
Unificar en un solo sitio las rutinas de apertura, calibración de molienda y control de la vitrina. Antes cada turno anotaba en papelitos distintos y se perdían entre la barra y el obrador.
Fichas cortas, una por tarea, con foto del resultado esperado. Nada de párrafos largos: quien entra a las siete de la mañana no va a leer una página entera antes de encender la máquina.
Tres meses después, las incidencias por mala extracción bajaron y las nuevas incorporaciones tardan menos en soltarse solas en la barra. El portal sigue creciendo con cada temporada.
Empezamos grabando en vídeo corto las tareas críticas: molienda, dosis, tiempo de extracción y cómo se coloca la bollería en la vitrina. De ahí salieron las primeras fichas. La parte más difícil no fue escribir, sino decidir qué se quedaba fuera. Un portal con demasiada información se abandona igual que un cuaderno lleno de tachones.
Cada ficha tiene tres partes: qué se hace, con qué se hace y cómo se sabe que está bien. La última es la que más usamos, porque permite que alguien nuevo se corrija solo sin tener que preguntar al compañero que está atendiendo.
El portal también recoge las catas mensuales y los talleres de barismo, con la lista de material y los tiempos de cada bloque. Así, cuando entra un monitor nuevo, no improvisa la sesión desde cero.
Antes de contar cómo montamos este portal para el obrador y la barra, conviene fijar algunos términos. No es un manual cerrado ni una promesa de resultados: es la letra pequeña que evita malentendidos cuando alguien lee el proyecto por encima.
Aquí un cliente es una persona o grupo pequeño que reserva cata, taller o mesa comun. El portal no gestiona pedidos mayoristas ni cuentas de empresa. Si buscas facturación recurrente o contratos largos, este proyecto no cubre ese terreno.
El portal recoge datos de contacto, preferencias de tueste y método filtrado, y avisos de alergias para la repostería. No incluye pagos, ni almacena tarjetas, ni promete plaza fija en las catas mensuales: la confirmación siempre pasa por la barra.
Guardamos lo mínimo para avisarte de catas y talleres. No cedemos correos ni teléfonos a terceros, y puedes pedir la baja escribiendo a la dirección del local. Los datos de salud que anotes en alergias se usan solo en obrador y barra.
Los talleres de barismo para principiantes se abren por grupos reducidos y no siempre hay hueco el mismo mes. Las catas dependen del tueste de origen único que llegue del proveedor. Si una fecha se llena, se avisa por correo y se propone la siguiente.
No es una app de fidelización con puntos, ni un sistema de reservas automático para grandes grupos, ni un catálogo online de granos con envío. La vitrina de granos para llevar sigue funcionando en el local, y las reservas de grupos pequeños se cierran hablando con quien está en la barra. El portal es una capa de orden para el obrador, no un sustituto de la conversación.
Este proyecto no lo sacamos de una plantilla. Nació de una necesidad muy concreta: cuando alguien reservaba una cata mensual o un taller de barismo para un grupo pequeño, la información se repartía entre cuadernos de barra, notas del obrador y mensajes sueltos. El portal de incorporación de clientes ordena ese primer contacto para que la persona que llega sepa qué va a encontrar antes de pisar el local.
Coordinación de barra y catas
Lleva ocho años montando servicio de espresso y filtrados. Es quien define qué preguntas aparecen en el formulario inicial del portal: tipo de grupo, si hay alguien con intolerancias, qué método quieren probar y cuánto tiempo necesitan en mesa.
Obrador y repostería
Responsable de la bollería que sale cada mañana. Revisa las fichas de producto que se envían tras la incorporación, para que quien reserva sepa qué habrá en vitrina según la temporada y qué piezas no se pueden garantizar con antelación.
Formación y talleres
Imparte los talleres de barismo para principiantes. Adaptó el material de iniciación a un formato que se entrega dentro del portal: receta base, tabla de molienda y una ficha para anotar resultados en casa sin balanza de precisión.
La primera versión del portal pedía demasiados datos y la gente abandonaba a mitad. Redujimos el formulario a lo esencial y dejamos el resto para la conversación en barra. También descubrimos que las reservas de grupos pequeños funcionan mejor cuando el portal muestra la disponibilidad real del obrador, no un calendario genérico.
Cuando alguien reserva una cata o un taller, recibe un enlace con la información de su sesión: método filtrado del día, piezas previstas en vitrina y recomendaciones para llegar sin prisa. Si algo cambia en el obrador, se actualiza antes de la visita. El portal no sustituye la barra, solo evita malentendidos.
Antes de construir nada, revisamos cómo entra un cliente nuevo al local: la primera visita, la reserva para un grupo pequeño, la bolsa de grano que se lleva a casa. El portal de incorporación nació de esa observación y de las notas que fuimos tomando en la barra durante varias semanas.
Punto de partida
Recorrido desde la puerta hasta la barra: dónde se pide, dónde se espera y qué se explica sin que nadie tenga que preguntar.
Reservas
Cómo se anota una mesa para cuatro, una cata mensual o un taller de barismo sin cruzar horarios con el obrador.
Grano para llevar
Cada bolsa sale con su origen, fecha de tueste y una recomendación de molienda según el método que use el cliente en casa.
Rincones de trabajo
Qué zonas reservamos para quien viene a trabajar y cuáles dejamos libres para charlar sin prisa a media mañana.
Obrador
La bandeja de temporada condiciona los horarios del portal: si algo se agota antes de mediodía, el aviso llega a quien lo pidió.
Seguimiento
Avisos de cata, cambios de filtrado del día y recordatorios de recogida de grano siguen en revisión sobre la barra.