Seasonal Booking Workflow

Cómo ordenamos las plazas de las catas mensuales y los talleres de barismo cuando la demanda cambia con el calendario.

Al principio anotábamos las reservas en un cuaderno detrás de la barra. Funcionaba con grupos de cuatro o cinco personas, pero cuando empezamos a llenar las catas de los sábados y a sumar talleres entre semana, el cuaderno se quedó corto: dos personas apuntadas a la misma hora, plazas duplicadas y avisos que se perdían entre el turno de mañana y el de tarde.

El problema no era la falta de gente interesada, sino que septiembre y octubre concentran casi todo el movimiento, mientras que enero y febrero bajan mucho. Necesitábamos un sistema que se adaptara a esa estacionalidad sin obligarnos a estar pendientes del teléfono durante el servicio.

Seasonal Booking Workflow — Barra de espresso durante una cata de temporada, con las fichas de cada origen sobre la madera.

El punto de partida

Reservas por teléfono, WhatsApp y en persona. Sin un registro común, cada canal vivía por su cuenta y las plazas se contaban a mano al cerrar.

Lo que decidimos

Un formulario único con cupo por fecha, confirmación automática y lista de espera. Los talleres de barismo se separaron de las catas porque tienen otro ritmo y otro material.

Cómo quedó

Cada mes abrimos las fechas según el calendario de temporada. En otoño ampliamos plazas; en verano reducimos y priorizamos grupos pequeños.

Lo que aprendimos en el proceso

La parte más difícil no fue la herramienta, sino acordar cuántas plazas dejábamos libres para quien entra a preguntar en la barra. Reservar todo por adelantado nos dejaba sin margen para los vecinos que se acercan el mismo día, así que dejamos siempre dos o tres sitios fuera del formulario.

También ajustamos los avisos: en vez de recordar la cata por mensaje individual, enviamos un correo dos días antes con el origen que se va a catar y una nota sobre molienda. Eso redujo las ausencias y las preguntas repetidas.

El resultado es un flujo sencillo que aguanta los picos de temporada sin que tengamos que parar el servicio para reorganizar listas. Puedes ver cómo lo aplicamos en otros frentes del local en el primer caso del proyecto, o escribirnos desde la página de contacto si quieres apuntarte a la próxima cata.

Seasonal Booking Workflow

Antes de contar cómo funciona el sistema de reservas que montamos para la barra y la mesa común, conviene dejar por escrito qué entra y qué no entra en este proyecto. Así evitamos malentendidos cuando alguien lea la página pensando en otra cosa.

Qué cubre este flujo

Hablamos de la reserva de mesas para grupos pequeños, de los turnos de cata mensual y de los talleres de barismo para principiantes. También del cupo de plazas que reservamos cada mañana para quien llega sin avisar.

Qué queda fuera

No es un sistema de reparto a domicilio ni un servicio de catering para eventos grandes. Tampoco gestiona pedidos de grano al por mayor: eso se resuelve directamente en la barra o por correo con el obrador.

Cómo entendemos "temporada"

La temporada no es solo el calendario. Depende de la rotación de tuestes de origen único, de la bollería que sale del obrador cada mañana y de la afluencia real del barrio. Un mismo mes puede comportarse distinto según la fruta disponible o la humedad del día.

Cambios y cancelaciones

Si un tueste se agota o una pieza no sale del horno como esperábamos, avisamos con antelación a quien tenga reserva. Las plazas de taller se liberan si alguien cancela el mismo día, y esas plazas vuelven a la pizarra de la barra.

Una nota sobre los datos de contacto

Para confirmar una reserva o preguntar por el filtrado del día puedes escribir a info@simplygrandcafe.com o llamar al +34 969 11 2135. El local está en Ruela Fátima, 558, 3º, 48529, Viera de Arriba, y atendemos en horario de barra.

Quién sostiene el flujo de reservas por temporada

Detrás de "Seasonal Booking Workflow" hay cuatro personas que se reparten la barra, el obrador y la gestión de grupos. No es un equipo grande y eso condiciona cada decisión: quién confirma una reserva, quién ajusta la producción de bollería cuando sube la demanda de fin de semana y quién avisa si un tueste se agota antes de lo previsto.

Preferimos que sepas con quién hablas cuando escribes o pasas por la barra. Estos son los roles reales y lo que cada uno controla en el día a día.

Marta Ibáñez

Responsable de barra y filtrados

Decide el filtrado del día y ajusta molienda según la humedad del local. Lleva ocho años en cafeterías de especialidad y forma a quien entra nuevo en la barra.

Diego Ferrer

Obrador y repostería de temporada

Hornea cada mañana antes de abrir. Ajusta masas y fermentaciones según la temperatura del obrador y decide qué piezas entran en vitrina cuando cambia la fruta de proveedor.

Nuria Salas

Reservas de grupos y catas

Gestiona las reservas para grupos pequeños y organiza las catas mensuales. Es quien confirma disponibilidad cuando la agenda de temporada se llena en puentes y festivos.

Pau Riera

Tueste y granos para llevar

Controla la rotación de orígenes y la vitrina de granos. Marca cuándo un lote sale de la pizarra y coordina los talleres de barismo para principiantes.

Cómo se reparte el trabajo cuando cambia la temporada

En semanas normales, Diego cierra la producción de bollería el día anterior y Marta define el filtrado a primera hora. Cuando llega un puente o una reserva de grupo, Nuria cruza la agenda con la capacidad real de barra y obrador antes de confirmar. Pau revisa entonces si el grano disponible aguanta el volumen previsto o si conviene rotar a otro origen. Si algo no cuadra, se avisa con antelación en lugar de improvisar el mismo día.

Seasonal Booking Workflow

Antes de montar el sistema de reservas para catas y talleres, revisamos cómo se comporta la demanda real del local. En primavera y otoño las solicitudes de grupos pequeños se disparan, mientras que en verano el ritmo baja y las mesas de trabajo ocupan la sala casi toda la mañana. Estas piezas recogen ese trabajo de observación: qué franjas se llenan primero, qué tamaño de grupo encaja en la mesa común y qué días conviene reservar solo para el obrador.

Franjas de cata mensual

Medimos qué horarios funcionan mejor para las catas: los jueves por la tarde se llenan con vecinos que salen de trabajar, mientras que los sábados por la mañana atraen a grupos que vienen a desayunar antes del taller.

Grupos pequeños y mesa común

La mesa común admite hasta seis personas sin bloquear el paso hacia la barra. Por encima de esa cifra, la reserva se traslada al rincón del obrador, donde el ruido de la molienda no interrumpe la conversación.

Temporada de bollería y demanda

Cuando entra la fruta de temporada, la vitrina se vacía antes y las reservas de desayuno se concentran entre las ocho y las diez. Ajustamos el cupo de grupos para no dejar sin bollería al cliente de paso.

Talleres de barismo

Los talleres de iniciación se programan fuera del pico de desayuno. Necesitamos la barra libre para practicar molienda y extracción, así que reservamos la sala completa durante dos horas y cerramos la vitrina de granos a las reservas.

Rincones con enchufes

Los clientes que trabajan ocupan los rincones con enchufes durante horas. Aprendimos a no reservar esas mesas para grupos: si se bloquean, el vecino que viene a teletrabajar se queda sin sitio y no vuelve.

Grano para llevar

La vitrina de granos recién tostados también entra en el flujo: cuando hay reserva de grupo, avisamos con antelación para que quien quiera llevarse una bolsa la pida antes de que se cierre la barra.

Cada imagen y cada nota de esta galería salen de semanas reales en el local. No son escenas montadas: son los momentos que nos ayudaron a decidir cuántas reservas aceptar, en qué franjas y con qué margen para no romper el ritmo diario de la cafetería.