Proyecto tres
Un proyecto de barra que empieza por una pregunta simple: qué necesita saber quien atiende el mostrador a las ocho de la mañana, antes de que entre el primer vecino.
La pizarra de filtrados llevaba meses funcionando con un cuaderno y tres rotuladores. Funcionaba, pero cada persona que entraba al turno tenía que reconstruir el estado del día: qué lote se había abierto, cuánto quedaba, qué molienda se había ajustado por la humedad y qué pieza de bollería estaba a punto de agotarse. La tarea no era digitalizar por digitalizar, sino dejar por escrito lo que ya se sabía de viva voz.
El enfoque fue reducir el panel a cuatro columnas útiles: origen y fecha de tueste, método asignado, ajuste de molienda del día y observaciones de cata. Nada de gráficas ni porcentajes. Si un dato no cambiaba una decisión durante el servicio, se quedaba fuera. Esa poda fue la parte más discutida del proyecto.
La implementación se hizo en dos semanas, en paralelo al horario normal. Primero se probó en la barra de espresso, donde el ritmo es más alto y los errores se notan antes. Después se trasladó a la mesa de filtrados. El obrador mantuvo su propio registro en papel para la repostería, porque la producción cambia demasiado rápido como para forzar una pantalla en medio de la fermentación.
El resultado no fue un cambio visible para el cliente, y eso era parte del objetivo. Lo que sí cambió fue el traspaso de turno: ahora se hace en cinco minutos y con menos preguntas repetidas. La vitrina de granos para llevar también se beneficia, porque el stock de bolsas se descuenta al vuelo en lugar de anotarse al cierre.
Se descartaron métricas de consumo por hora y comparativas entre baristas. No aportaban nada al servicio y generaban ruido en un turno de dos personas.
El obrador sigue en papel. La repostería de temporada cambia de un día para otro y anotar cada bandeja en pantalla frenaba el trabajo más de lo que ayudaba.
Si el panel sigue vivo en seis meses sin que nadie lo rellene a medias, habrá valido la pena. Ese es el único indicador que nos interesa seguir.
Antes de dar por cerrado el rediseño del panel de soporte, conviene fijar qué entra y qué queda fuera. Estas notas recogen las decisiones que tomamos durante el proceso y que suelen generar dudas cuando alguien revisa el resultado sin haber seguido las sesiones de trabajo.
No es una reconstrucción desde cero ni un cambio de plataforma. Reordenamos la jerarquía de la pantalla principal, agrupamos las alertas por antigüedad y dejamos los filtros a la vista. La estructura de datos y los flujos internos del equipo siguen intactos.
El histórico de tickets anteriores a la migración se conserva tal cual, sin normalizar etiquetas antiguas. Si un informe muestra categorías heredadas, es intencionado: preferimos no reescribir registros que el equipo ya usó para tomar decisiones.
El panel se probó primero con el turno de mañana durante dos semanas, después con el de tarde. Los ajustes de contraste y tamaño de tipografía salen de esas sesiones, no de una revisión genérica de accesibilidad. Los turnos de fin de semana quedaron fuera de esta fase.
No fijamos objetivos de reducción de tiempo de respuesta. Lo que medimos fue cuántos clics hacía falta para asignar un caso y cuántas veces se abría una vista equivocada. Esas dos cifras bajaron; el resto depende de factores que no controla el panel.
La vista móvil del panel sigue en revisión y no forma parte de esta entrega. Tampoco integramos los avisos automáticos por correo, que dependen de otro equipo. Si alguien espera encontrar esas piezas en el resultado actual, no están: las dejamos anotadas para una segunda vuelta y preferimos decirlo antes que dar por hecho que ya funcionan.
Este proyecto no lo cerró una sola persona. Lo llevamos entre cuatro, cada una con su parte del trabajo y con la costumbre de sentarse en la misma mesa a revisar lo que no funcionaba. Aquí va quién hizo qué, sin adornos, porque en un encargo así conviene saber a quién preguntar cuando algo chirría.
Coordinación del proyecto y trato con el cliente
Lleva ocho años montando paneles internos para equipos pequeños. Fue quien se sentó con el equipo de soporte a escuchar las quejas antes de tocar una sola pantalla, y quien decidió qué métricas se quedaban fuera por ruido.
Diseño de interfaz y jerarquía visual
Viene del mundo editorial, y se nota: ordena la información por peso antes que por costumbre. Rehízo la columna de tickets abiertos tres veces hasta que dejó de competir con el resto de la pantalla.
Datos, consultas y tiempos de carga
Se encargó de que el panel no tardara en abrir. Redujo las consultas pesadas y dejó claro qué cifras se actualizan al momento y cuáles cada hora, algo que el equipo de soporte agradeció más de lo que esperábamos.
Pruebas con usuarios y seguimiento posterior
Pasó dos semanas sentado junto a los agentes mientras trabajaban con la nueva versión. Anotó cada gesto repetido y cada duda en voz alta, y de ahí salieron los ajustes que aplicamos en la segunda entrega.
Ninguno de los cuatro veníamos de grandes equipos de producto, así que trabajamos con lo que teníamos: reuniones cortas, una pizarra y muchas capturas de pantalla. La parte más útil fue aceptar que el panel anterior no estaba mal hecho, simplemente había crecido sin que nadie lo revisara. Eso nos ahorró discusiones y nos centró en lo que de verdad estorbaba a quien lo usaba cada día.
Un recorrido visual por las decisiones que tomamos al rehacer el panel de soporte del obrador y la barra. Cada imagen corresponde a un momento concreto del proceso: la auditoría de la pizarra de pedidos, la reorganización de la vitrina de granos, la nueva disposición de la mesa común y el cuaderno de turnos que sustituyó a las notas sueltas. No es un catálogo decorativo, sino el registro de un cambio que ya está en marcha en el local.
La primera revisión mostró que la información de pedidos y reposición vivía en tres sitios distintos. Aquí empezamos a unificar criterios.
Antes de fijar el nuevo panel, lo probamos durante dos turnos de mañana. La barra fue el mejor banco de pruebas: si algo no se leía rápido, se descartaba.
La vitrina de bollería y la de granos comparten ahora un mismo criterio de etiquetado. Eso redujo las preguntas repetidas en mostrador.
Sustituimos las notas sueltas por un cuaderno único en la mesa común. Cada barista anota incidencias y ajustes de molienda del día.
Revisamos qué mesas se ocupaban primero por la mañana. Los enchufes se reubicaron para no bloquear el paso hacia la barra.
La pizarra del filtrado del día y el calendario de catas mensuales comparten ahora formato. Los vecinos leen de un vistazo qué hay esa semana.
Si quieres ver el detalle de cada cambio o comentar alguno de estos pasos, puedes escribirnos a info@simplygrandcafe.com o pasarte por la barra en Ruela Fátima, 558, 3º, 48529, Viera de Arriba. También atendemos por teléfono en el +34 969 11 2135.